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Onboarding-Projekte & Auslastung

Gewonnene Onboarding-Projekte aus dem Salesforce-Report mit monatlicher Team-Auslastung — gemeinsamer Stand für alle. Die Schulungen planen sich um das Go-Live des Kunden; der Consultant wird manuell zugeordnet.

Monatsauslastung (Team) — Ampel

Auslastung je Kalendermonat — die nächsten sechs Monate im Überblick.
frei (< 70 %) wird eng voll (≥ 90 %)

Auslastung je Consultant

Belegung je Consultant und Monat im Verhältnis zu seiner Kapazität aus Einstellungen & Team (Basis- bzw. Monatsanteil, abzüglich Abwesenheiten). Gewichtet wird mit den Stunden des Pakets. Es zählt die manuelle Zuordnung, sonst der eingeplante Consultant — die Zeile Team entspricht der Ampel oben. Farben wie in der Ampel.

Monatsübersicht — Auslastung & Projekte

Je Kalendermonat die Team-Auslastung (Ampel) und alle darin aktiven Projekte mit Internal ERP Change, Paket, Consultant, Go-Live und dem Zeitraum der Schulungen (erster bis letzter Modultag). Das Go-Live ist das „Expected Billing Start Date" aus der Mail — die Schulungen planen sich darum herum (Vorbereitung davor, Rest danach; Anteil unter „Annahmen" einstellbar). Die Consultant-Zuordnung ist rein informativ — sie ändert weder die Termine noch die Team-Auslastung, nur die Auslastung je Consultant. Ist noch niemand manuell zugeordnet, steht dort grau der Consultant, auf den das Projekt aktuell eingeplant ist. Ein Klick auf den Kundennamen klappt die Produktpositionen aus der E-Mail auf: Quantity, Sales Price und Total Price je Position samt Summe sowie das ARR Booking.

Annahmen

Gelten für Planung und Ampel. Änderungen werden zentral gespeichert (alle sehen denselben Stand).
Kapazität
Module, Migration & Kick-off/Follow-up werden je Paket im Paketgenerator (unten) definiert.
Zeitraum & Ampel-Schwellen

Paketgenerator

Pakete mit benannten Modulen definieren — Start, Advanced und Custom sind als Vorlagen vorhanden und editierbar; eigene Pakete lassen sich anlegen und später in der Planung buchen. Je Paket: Module (Name, Reihenfolge), Migrationen (0/1/2), SLA und Kick-off/Follow-up. „Pakete speichern" übernimmt alles.

Consultants — Anteil (%), auch monatlich

Basis-Anteil je Person, zusätzlich pro Monat überschreibbar (z. B. Elternzeit, Teilzeitmonat). Personen hinzufügen/löschen (×). Ein neuer Name, der im Kalender Urlaub hat, wird automatisch erkannt.

Benutzer & Rollen

Nur Admins. Rollen: Admin (alles) · Planer (buchen & planen, aber keine Einstellungen) · Viewer (nur Monatsübersicht, lesend).
Nutzername Vorname Name Rolle StatusAktion
Benutzer anlegen
* Pflichtfeld
Benutzer aus CSV importieren
UTF-8, Semikolon-getrennt, Spalten: Vorname;Name;Nutzername;Passwort;Rolle. Der Nutzername muss eine E-Mail-Adresse sein, das Passwort muss die Sicherheitsregeln erfüllen (≥ 10 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstabe, Ziffer, Sonderzeichen) — fehlerhafte Datensätze werden mit Hinweis abgewiesen. Bereits vorhandene Nutzernamen werden übersprungen (kein Überschreiben/Ändern). Importierte Benutzer setzen beim ersten Login ein eigenes Passwort.

Kalender-Datenquelle

Der Server holt die veröffentlichte Outlook-.ics direkt (kein Browser-CORS-Problem). Urlaube/Feiertage werden automatisch erkannt.
–
Externe Termine aus dem Kalender den Consultants zuordnen (blockt die Tage in Planung & Ampel) — wie beim E-Mail-Import mit Vorschau. Feiertage & „Urlaub" werden automatisch erkannt.
Abwesenheiten & Blöcke (zusätzlich zum Kalender)
Manuell hinterlegt (Urlaub, Krankheit, Schulung …) — unabhängig vom Outlook-Kalender. Ganztags sperrt die Tage vollständig; ein Schulungsblock belegt nur einen Teil des Tages (Std/Modul).

Projekte importieren (E-Mail oder CSV)

Den Salesforce-Report „IM CSM easimo Oppos WON" als .eml speichern und hier einlesen — oder alternativ eine .csv (UTF-8, Semikolon) mit den Spalten Kunde;Verkäufer;Einheiten;Typ;Internal ERP Change;Startdatum;Opportunity;ARR Booking;Link. Der Report enthält ausschließlich gewonnene Opportunities; jede Opportunity wird mit ihren Produktpositionen (Quantity, Sales Price, Total Price, ARR Booking) als ein Projekt übernommen — das Go-Live des Kunden = „Expected Billing Start Date". Es werden nur Projekte berücksichtigt, deren Go-Live am oder nach dem gewählten Datum liegt. Bereits importierte Projekte (Kunde + Opportunity) werden nicht doppelt angelegt. Paketvorschlag automatisch (Migration → Advanced, ≥ 5.000 Einheiten → Custom, sonst Start) — je Zeile änderbar. Der Consultant wird nach dem Import in der Monatsübersicht zugeordnet.

Teams-Benachrichtigungen

Nach der Verteilung von Projekten wird automatisch eine Sammelnachricht (gruppiert je Consultant) in einen Teams-Kanal gepostet. Einrichtung in Teams: Kanal → ⋯ → Workflows → Vorlage „Beim Empfang eines Webhook-Requests eine Nachricht posten" → die erzeugte URL hier eintragen.

Planungsdaten zurücksetzen

Löscht alle Buchungen/Projekte, Abwesenheiten und Kalenderzuordnungen. Benutzer, Consultants, Pakete und Einstellungen bleiben. Vor dem Löschen wird automatisch ein Backup im Datenvolume angelegt. Nur für Admins — nicht umkehrbar (außer über das Backup).

Kalender leeren

Entfernt den gesamten Kalenderinhalt (Termine, Urlaube, Feiertage) — z. B. den alten Beispiel-Kalender. Die hinterlegte Outlook-URL bleibt erhalten. Vor dem Löschen wird automatisch ein Backup angelegt. Nur für Admins — nicht umkehrbar (außer über das Backup).

Passwort ändern